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Preparar o Arquivo
O sistema permite que sejam importados arquivos em .txt e .ofx. Sempre tabulados e contendo cabeçalho para vincular as informações. Sendo seu arquivo um .xml, ainda será possível importar ao Contas Online, veja como é feito este procedimento, nos passos abaixo.
Veja informações de um modelo exportado do QuickBooks ZeroPaper.
Observe neste modelo abaixo que os campos pouco diferem, de um arquivo exportado diretamente do Contas Online.
Tendo seu arquivo .xml em mãos, identifique as colunas e informações que serão possíveis incluir no sistema. Nesta ocasião somente não será possível incluir os campos "Pagos", "Detalhes" e "Tags".
Uma atenção será necessária para o campo "Tipo", o sistema classifica como débito e crédito (D ou C) para indicar se o lançamento é uma despesa ou um recebimento. Portanto, será preciso ajustar os itens da coluna Tipo do Lançamento, exportada do Quickbooks.
Alguns outros campos requerem que já tenham sido cadastrados no sistema, para no momento de importar ser possível o reconhecimento de vínculo. Nestes se aplicam: Categorias, Contas Contábeis, Clientes e Fornecedores, Formas de Pagamento e Conta Bancária ou Cartão.
Após tê-los cadastrados no sistema, chegou a hora de enviar o arquivo e processar a importação. Na opção "Salvar Como", disponível no Excel, salve-o como tipo: Texto (Separado por Tabulações).
Definir o Layout de Importação
Acesse "Administração - Importação" e escolha a opção "Lançamentos". Clique em "Adicionar", e escolha o modelo QuickBooks disponível. Ele será adicionado à listagem de layouts.
Feito isto, clique em "Importar" e depois em "Enviar Arquivo". Já na tela de Importação de Lançamentos, selecione o modelo QuickBooks na opção "Layout". Os campos e vínculos entre arquivo e sistema, serão listados automaticamente.
É importante ajustar os itens para verificação dos lançamentos, onde você configura o que ele irá conciliar. Verifique no rodapé desta mesma página.
Data e Valor: Se encontrado lançamentos de mesmo valor e data, ele importa confirmando a baixa dos lançamentos existentes no sistema.
Documento: O mesmo acima se aplica para Documento, ele verifica se existem lançamentos de mesmo Documento lançados, se sim, opera a baixa.
Inverter Tipo: Consiste em inverter Débitos em Créditos, e vice-versa.
Após isto, pode clicar em "Processar".
Concluir a Importação
Veja que na segunda tela de importação, os lançamentos já estão todos completos e prontos para serem finalizados. Se necessário, você poderá utilizar a guia "Preencher Campos em Branco" para atribuir os mesmos dados a TODOS lançamentos, ou editar um a um na listagem abaixo. Finalize clicando em "Importar".